各部门：

根据高等学校档案管理法和我校档案管理制度规定，现启动2023年度档案归档工作，请各部门将2023年度产生的各类文件资料、声像图片、实物，按归档要求整理移交学校综合档案室，2023年度以前因特殊原因未及时归档以及须补充归档的文件材料、声像图片、实物，请分年度、分类别整理好一并归档。

一、 归档要求

1、归档材料应按件整理，且为原件，复印件原则上不归档。

2、归档材料应完整，应遵守相应公文规范，有文件形成时间和公章，且签字、印章完整清晰。

3、归档声像、实物档案须注明事由（事件）及时间、地点、人物；归档照片电子版、冲洗纸质版双套归档。电子版：JPG格式，不小于3M，不大于10M；冲洗纸质版：尺寸为7寸，照片中需备注照片人物、内容、拍摄时间。

4、归档资料提交同时须提交归档文件移交目录清单。

二、归档时间

1、2024年6月1日前，学校各部门移交2023年度形成的行政、党群、外事、科研、基建、教学、财会、设备等文件材料，之前年度形成尚未移交的归档材料应及时补交归档。

2、2024年7月1日前，学校各教学部门移交按学年形成的档案材料，之前学年形成尚未移交的应及时补交归档。

3、各教学部门移交硕士、本科毕业生合影照片为2024年6月底。

4、科研、基建、设备和专题性、成套性档案材料在项目完成通过鉴定或验收后3个月内归档。

5、学校重要事项形成档案不受上述归档时间限制，可随时向档案室移交归档。

三、归档范围

各部门请按照成都信息工程大学部门档案归档范围（附件1）进行分类立卷归档，做到应归尽归。

四、归档流程

1、归档验收：档案移交时，交接双方当面检查，档案室按立卷归档要求进行验收，不符合要求退回归档部门，验收合格后方可办理归档移交手续。

2、移交手续：成都信息工程大学归档文件移交目录（附件2）一式二份，交接双方签字并加盖部门印章后各留一份存档。

五、档案移交地点、联系电话、各门类档案接收人

1、档案移交地点及联系电话

图书馆六楼综合档案室 联系电话：85967300

成信档案管理QQ群：246866930

2、各门类档案对口接收人

庄维维：教学、党群、外事档案归档（对口党政办公室、机关党委、教务处、研究生处、继续教育学院、招就处、党委组织部、党委宣传部、党委学生工作部、校工会、纪检监察办公室、国际交流与合作处）

唐雪梅：基建、科研档案归档（对口后勤基建处、审计处、科技处、各教学部门）

王培林：财会、设备、出版、实物、声像、行政档案归档（对口党政办公室、计划财务处、资产管理处、学报编辑部、成信资产经营公司、体育部、党委保卫部、发展规划处、党委教师工作部、离退休处、校团委、校友办公室、信息中心、图书馆、各教学部门）

六、其他

请根据成都信息工程大学各部门档案工作负责人及兼职档案员名单（附件3）进行信息核对，如有变动请及时与综合档案室联系变更。

附件1、成都信息工程大学部门档案归档范围

附件2、成都信息工程大学归档文件移交目录

附件3、成都信息工程大学各部门档案工作负责人及兼职档案员名单

综合档案室

2024年3月12日