1 主题内容与适用范围

本标准规定了文件材料的收集、立卷和案卷的编目、装订的质量要求。

本标准适用于四川省各级党政机关和人民团体文书立卷归档工作。企事业单位的文书立卷归档工作可参考本标准。

2 术语

2-1 文书 本标准所称文书，是指机关和人民团体在社会实践中记录和转达自己意图时所形成的文字材料，不包括国家档案局和有关专业主管机关共同规定的专门文书。

2-2 立卷 是将互有联系的若干文件材料经过分类、组合、编目而组成案卷的过程。

2-3 案卷 由互相联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。

3 文件材料的收集

3-1 凡是反映本机关工作活动和历史面貌，办理完毕，具有查考利用价值的文件材料均属收集范围。

3-1-1 本机关的文件材料。

3-1-2 上级机关的文件材料。

3-1-3 下级机关的文件材料。

3-1-4 同级机关和非隶属机关的文件材料。

3-1-5 上述机关的文件材料中，只收集按规定应当归档的文件材料。

3-2 归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应收集齐全完整。

3-3 在归档的文件材料中，每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件等，均应收集齐全。

4 文件材料的分类

4-1 文件材料在收集齐全完整的基础上，按制定的分类方案逐项分开。

4-2 分年度 将文件材料按其形成或针对的年度分开。不同年度的文件材料一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，归入批复年度；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划、计划、预算，归入文件材料内容针对的第一个年度；跨年度的总结、决算，归入文件材料内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度；法规性文件归入公布或批准年度。

4-3 分机构 将文件材料按其产生或承办部门分开。

4-4 分级别 将文件材料按其作者与本机关之间的关系，分成上级、本机关、同级、下级，其中针对本机关有密切联系的文件材料应放有一起。

4-5 分问题 将文件材料按其内容反映的问题分开，凡涉及若干问题的文件材料，应按所反映的主要问题分开。

4-6 分期限 根据文书档案保管期限标准的规定，将文件按不同的保管期限分开。

5 文件材料的立卷

立卷要遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

5-1 会议文件，按会议的名称、届次立卷。

5-2 人民来信材料，主要按信件作者、信件处理形式或信件所反映的问题立卷。

5-3 统计报表、名册等文件，按照格式、名称或地区立卷。

5-4 简报、刊物按名称结合期号立卷。

5-5 其他文件、调研材料、制度、条例、法规等，按责任者结合问题立卷。

5-6 工作计划、总结等文件，按责任者结合名称或问题立卷。

5-7 文件和电报，按其内容的联系合一立卷。

6 案卷各部分的排列

案卷由案卷封面，卷内文件目录、文件、备考表、封底组成。

6-1 卷内文件的排列 卷内文件按重要程度或时间顺序排列，密不可分的文件应排列在一起。即批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后。

6-2 硬卷皮案卷各部分排列顺序 案卷封面、卷内文件目录、文件、备考表、封底。

6-3 软卷皮案卷各部分排列顺序 软卷封面（含卷内文件目录）、文件、封底（含备考表）。

7 案卷编目

案卷编目包括编写页号、件号，编制卷内文件目录，填写案卷封面项目和卷脊项目，填写卷内备考表。

7-1 编写页、件号 成卷装订的案卷编页号，按件装订的编件号。

7-1-1 编页号的要求 应统一在有文字和图表的页面上逐页编号；用阿拉伯数字从1起依次标注；页号位置在每页材料正面的右上角，背面的左上角。

7-1-2 编件号的要求 按件装订的案卷，应逐件加盖档号章，填写档号章的各项，件号用阿拉伯数字从1起依次标注；密不可分的文件材料，同一问题装订在一起，可按一件编号；请示与批复如分别装订，则按两件编号；档号章的位置在每件第一份文件的首页的右上角。其格式与尺寸是：（档号章为表格形式，共2行4列，行高8mm，列宽15mm，第1行为表头，依次为全宗号、目录号、案卷号、件号，第2行为空白）

7-2 卷内文件目录的编制 案卷必须按规定格式逐件填写卷内文件目录。卷内文件目录由顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注组成。

7-2-1 顺序号 以卷内文件排列先后顺序填写的序号，按件装订的案卷，其顺序号应与件号一致。

7-2-2 文号 文件制发机关的发文字号。

7-2-3 责任者 对档案内容进行创造或负有责任的团体或个人，即文件的署名者。没有责任者的文件，应考证清楚后填写。

7-2-4 题名 即文件的标题，一般应照实抄录，没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[ ]”。

7-2-5 日期 文件的形成时间，填写可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年月的数字右下角加“.”号。

7-2-6 页号 除卷内最后一份文件填写起止页号外，其余的文件只填写首页号。按件装订的目录上要注明每件的起止页号。

7-2-7 备注 对卷内文件的变化作必要的说明。

7-3 案卷封面项目的填写 案卷封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件（页）数、归档号、档号。

7-3-1 全宗名称即立档单位的名称，填写全宗名称必须用全称或通用简称。

7-3-2 类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称，按问题分类的填写问题名称。按组织机构分类的，填写内部组织机构的名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。

7-3-3 案卷题名即案卷标题，应简明、确切地揭示卷内文件材料内容，案卷题名一般包括责任者、问题和文种，结构完整，文字通顺，标点正确，不超过五十个字。“责任者”项不得简称为“本部”、“本委”、“本省某某局”等，两个以上的责任者，可以适当概括；“问题”撰写要求概括准确，文字简练；“文种”应标明卷内主要文件的文种2—3个，并兼顾不同性质的文种。

7-3-4 时间 卷内文件所属的起止年月。

7-3-5 保管期限 立卷时划定的案卷保管期限。

7-3-6 件、页数 成卷装订的案卷要填写总页数，按件装订的案卷要填写本卷的总件数。

7-3-7 归档号 即文书处理号，由立卷人填写。

7-3-8 封面档号 由全宗号、目录号、案卷号组成。

全宗号 是档案馆指定给立档单位的编号。

目录号 是全宗内案卷所属目录的编号。在同一全宗内不允许出现重复的案卷目录号。

案卷号 是目录内案卷的顺序编号，也是案卷位置的排列号。在同一案卷目录内不允许出现重复的案卷号。

7-4 卷内备考表的编制 卷内备考表项目由本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间组成，备考表应置卷尾。

7-4-1 本卷情况说明填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。

7-4-2 立卷人 由责任立卷者签名。

7-4-3 检查人 由案卷质量审核者签名。

7-4-4 立 卷时间 由责任立卷者填写完成立卷的日期。

7-5 卷脊项目包括全宗号、目录号、年度、案卷号，应与封面档号的对应完全一致，并在每个项目的正中位置用阿拉伯数字填写，卷脊上不得出现其他字样。

7-6 案卷编目，字迹要工整、清晰、耐久。

8 案卷装订的要求

8-1 卷内文件材料要去掉金属物，破损的文件材料应托裱，字迹已扩散的应复制，复制件放在原件后立卷。

8-2 装订时应将卷内文件的底边和右边取齐，大于公文纸的要折迭压平，未留装订线的应加边。成卷装订的案卷应采用三孔一线法装订，装订位置在文件左侧中部，距订口边10mm，装订长度120mm为宜，结头在背后中孔。

8-3 按件装订的案卷，卷内文件应逐件用细线采用三孔一线方法装订，装订的位置、距离要求同上。

9 文书档案案卷格式采用GB9705—88《文书档案案卷格式》规定的标准。