为适应学校档案工作发展的需要,便于档案的管理和利用,根据《普通高等学校档案管理办法》和《高校档案工作规范》的要求,结合学校实际情况,特编制本分类方案。
一、档案实体分类方案说明
根据《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》结合我校档案工作实际,本校“分类方案”,实行二级类目管理。
二、档案分类
我校档案分为党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像十大类。
三、档号编制基本原则
档案号是存取档案的代号,排架的依据,它反映学校档案的分类体系和物理位置,必须符合唯一性和稳定性的要求,并能适应计算机管理。
(一)档号结构、模式和标识
1、档号的组成
档号由年度号、分类号和案卷号三部份组成,即:
档号=年度号+分类号+案卷号
年度号——由四位阿拉伯数字组成,代表文件材料形成的年度。
分类号——是档号的主体,由一、二级类目代号组成。一级类目是根据学校档案产生的领域范畴,结合档案记述的内容性质确定的。二级类目是对一级类目的细分,细分的标准是根据各类档案的形成规律和特点,结合档案记述的反映的内容性质,进行设置。二级类目的标识,采用阿拉伯数字的“双位制”,如11、12、……。案卷号按所选择的分类号中最下位类顺序编码,用阿拉伯数字1、2、……n标识。
2、档号模式
模式:20××—分类号—案卷号
(二)一级类目名称与标识
党群DQ
行政XZ
教学JX
科研KY
基建J J
设备SB
出版CB
外事WS
财会CK
声像SX
(三)各类档案的档号模式与二级类目
a) 党群DQ
档号模式:20××—DQ××—1~n
案卷号
二级类目代号
一级类目代号
年度号
二级类目及其代号:
11党务综合 总支、直属支部材料入此
12纪检、监察
13组织:包括党校工作及离退休干部材料
14宣传教育:含学生思想政治教育工作
15统战:民主党派、政协委员、人大代表等
16工会:教代会材料、妇女工作、三育人材料等
17团委:学生社团材料入此
b) 行政XZ
档号模式:20××—XZ××—1~n
案卷号
二级类目代号
一级类目代号
年度号
二级类目及其代号:
11行政综合 人大选举、学校评估、校史、院、系、中心材料入此
12人事 师资培养材料、离退休工作材料入此
13审计
14武装、保卫
15后勤
16档案、图书、博物
c) 教学JX
档号模式:20××—JX××—1~n
案卷号
二级类目代号
一级类目代号 年度号
二级类目及其代号:
11综合(学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此)
12学科与专业设置
13招生
14学籍管理(学生奖惩入此)
15课堂教学与教学实践
16学位
17毕业生(毕业生信息反馈工作入此)
16教材(系教学类档案)
d) 科研KY
档号模式:20××—KY××—1~n
案卷号
二级类目代号
一级类目代号
年度号
二级类目及其代号:
11综合(科研经费管理、学术活动材料入此)
12按科研项目设置类目
e) 基建JJ
档号模式:20××—JJ××—1~n
案卷号
二级类目代号
一级类目代号
年度号
二级类目及其代号:
11综合
12按单项工程设置类目
f) 设备SB
档号模式:20××—SB××—1~n
案卷号
二级类目代号
一级类目代号
年度号
二级类目及其代号:
11综合
12仪器设备种类设置类目
g) 出版CB
档号模式:20××—CB××—1~n
案卷号
二级类目代号
一级类目代号
年度号
二级类目及其代号:
11综合
12报纸
13刊物
h) 外事WS
档号模式:20××—WS××—1~n
案卷号
二级类目代号
一级类目代号
年度号
二级类目及其代号:
11综合
12出国出境
13来校
14国际合作与会议
i) 财会CK
档号模式:20××—CK××—1~n
案卷号
二级类目代号
一级类目代号
年度号
二级类目及其代号:
11综合
12会计报表
13会计帐簿
14会计凭证
15工资清册(其他)
j) 声像SX
档号模式:20××—SX××—1~n
案卷号
二级类目代号
一级类目代号
年度号
二级类目及其代号:
12照片
13录像带
14光盘
15录音带