为了我校外事档案的质量和管理水平，充分发挥外事档案在学校对外交流和教学、科研活动中的作用，根据上级有关文件规定，特制定本办法。

第一章  基本原则

第一条  凡本校与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等不同载体的材料，均属外事档案。

第二条  外事档案是学校对外交流活动的真实记录，是学校的宝贵财富，必须实行集中统一管理，确保外事档案的完整、准确、系统、安全、便于开发利用。

第三条  外事部门要有领导分管，有兼职档案员负责收集、积累外事文件材料，按档案室统一要求进行归档，并纳入外事部门的职责范围。

第四条  外事档案的形成、积累、整理、归档是教师和其它人员在外事活动中的职责。监督、检查教师和其他人员的归档是外事部门和院校两级档案专、兼职人员的责任，应分别纳入各自的职责。

第二章  外事档案的形成与归档

第五条  教师和其他人员因公出国访问、讲学、进行开会或科研合作等外事活动中形成的材料都属学校所有，任何个人不得据为己有，不得无故拒绝归档。

第六条  因公出国人员归国后，应按外事处所规定的“出国事宜有关程序须知”的要求向外事处进行归档。

第七条  对来校进行讲学、参加会议、科研合作以及在我校举办国际会议等外事活动中所形成的各种文件材料，应由主办单位责任收集，汇总、整理组卷并向外事移交，由外事处统一向档案科归档。

第三章  外事档案归档要求

第八条  实行由外事活动中主要责任人主持立卷归档责任制。外事活动结束后，兼职档案员须将形成的全部材料收集齐全，并系统整理组卷，经负责人审查验收后归档。

第九条  归档的文件材料必须做到审查手续完备，制成材料优良，字迹工整，图像清晰，装订整齐。去掉卷内金属物，禁用字迹不牢的书写工具（如铅笔、圆珠笔等）书写。

第十条  在归档时间上，属于外事方面的文件在第二年的一季度内归档。

第四章  外事档案的管理和开发利用

第十一条  档案科对归档的外事档案要按照《高等学校档案工作规范》进行分类编号、编目、排架保管。

第十二条  有密级的外事档案应单独登记，由专人保管。照片、磁带、录像带档案应放在特别的装夹具内保管。

第十三条  凡未开放的外事档案，主要供本校利用，属于参与外事活动的成员可随时提供利用。如遇特殊情况，需征得校办和外事负责人同意批准，方可查阅。

第十四条  建立多种外事档案检验工具和参考资料，编制并公布外事目录，积极开发外事档案信息资源，主动为外事工作服务。

第十五条  充分发挥外事档案的法律凭证作用，为保护外事活动中所有权及正确处理外事工作中的各种权益问题提供凭证。

第十六条  外事档案的鉴定，应根据其历史和现实科学价值及对经济建设、科技发展、社会效益等作用，按照保管期限和密级，定期进行鉴定，需降密、解密、销毁应经档案科、外事处共同研究决定，并经保密委员会有关领导和有关单位批准方可销毁。

 

附：外事档案归档范围和保管期限表

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WS14国际合作与会议

WS15 外国留学生工作

备注：外事类档案归档范围和保管期限表中规定的“长期”是30年，“短期”是10年。