为了提高我校出版档案工作质量和管理水平，充分发挥其作用，更好地为学校和社会服务，依据《成都信息工程大学档案管理办法》制定本办法。

一、基本原则

（一）学校在编辑出版报纸、刊物、图书、音像等出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等载体材料，均属出版档案。

（二）出版档案是国家科学文化和学校科研发展的历史记录，是学校档案的重要组成部分。出版档案必须实行集中管理，以确保其完整、系统，便于开发利用。

（三）学校学报编辑部、校报编辑部及出有刊物的部门要有一位负责人分管出版档案工作，并确定兼职档案员协同学校档案室认真做好出版档案的收集、整理、立卷、归档工作。

二、归档流程

（一）学报编辑部等出版物部门指定专人（兼职档案员）将本部门形成的工作规划、计划、规章制度、统计报表等文件材料按年收集、整理，登记目录，按时向学校档案室移交。

（二）综合管理性文件材料按内容，以时间为序进行登记。

（三）出版物档案以书、刊名称立卷。校报几期一卷，不可混年立卷。

（四）学报编辑部、校报编辑部等部门的兼职档案员应在每年六月底前将上年应归档的出版档案，集中向学校档案移交，移交时填写归档移交目录一式二份。

三、出版物档案工作的岗位职责

（一）出版编辑部领导职责

1.把出版档案工作列入工作规划和年度计划，并监督落实。

2.制定有关管理制度，确保出版档案工作纳入管理工作中。确定兼职档案员具体负责此项工作。定期检查出版档案存在的问题并认真予以解决。

（二）出版、编辑部门兼职档案干部职责

1.在部门负责人的领导下，做好出版档案材料的平时积累工作。

2.检查接收归档的材料是否完整、系统、准确，组卷是否符合要求。将已收齐的案卷按规定装订后，于每年6月底前集中向档案室移交。

 

附：出版档案归档范围和保管期限表

CB11    综合管理

CB12～15  出版物项目

备注：出版物类档案归档范围和保管期限表中规定的“长期”是30年，“短期”是10年。