为了加强学校国有资产的管理，建立健全我校仪器设备档案工作，发挥仪器设备档案在教学、科研及各项管理工作中的作用，根据国家和学校有关仪器设备管理规定和《高等学校档案工作规范》《成都信息工程大学档案管理办法》制定本办法。

第一条  凡学校形成的关于仪器设备管理方面的综合性文件材料和价值在五万元以上作为学校固定资产的仪器、设备的随机资料及其在购置、验收、调试、运行管理、维修、改造、报废等全部管理过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像材料，均属仪器设备档案。

第二条  仪器设备档案是学校仪器设备工作的组成部分和重要环节，资产管理处是学校仪器设备档案的归口管理部门，应明确一名分管领导和一名兼职档案人员负责仪器设备档案的形成、积累、立卷和归档工作。各相关单位也要有领导分管，并确定一名兼职档案员负责具体工作。

第三条  仪器设备档案的归档范围

（一）仪器设备综合管理文件（此项由资产管理处负责归档）

1.上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件

2.本校仪器、设备管理的规章制度

3.本校设备工作计划、报告、总结、调查材料

4.本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案

5.本校仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复

6.本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计报告

（二）仪器设备项目

1.申购报告、计划、论证报告及论证会记录。

2.上级或主管领导批复和准购批示。

3.仪器设备的采购招标、投标文件资料，定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等。

4.进口设备过程中有关的技术商务文件。

5.开箱记录及装箱单。

6.安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单。

7.验收报告及文件材料。

8.索赔来往函件及结果文件。

9.设备说明书及全套随机文件

10.使用、检修、故障、事故记录（设备履历书）。

11.重大事故的调查分析及处理意见。

12.技术改造和开发过程中形成的技术文件。

上述1-4项由资产管理处收集、整理，5-12项由使用部门收集、整理。

第四条  仪器设备文件材料的收集、整理与归档

（一） 学校资产管理处兼职档案员负责仪器设备综合性管理文件材料的形成、积累、整理立卷归档工作，于每年六月份前向综合档案室办理移交归档；

（二）仪器设备使用单位应指定专人负责设备文件的收集、整理、管理、归档工作；仪器设备验收完毕投入使用后二个月，引进设备索赔期满后二个月，要将该设备有关文件归档。

（三）档案材料一律用钢笔书写，归案文件材料原则上为原件，使用单位保留复印件。

 

附：仪器设备档案归档范围和保管期限表

SB11  综合

SB12  仪器设备项目

备注：仪器设备类档案归档范围和保管期限表中规定的“长期”是30年，“短期”是10年。