基建档案是基建管理工作的重要内容,是学校综合档案的重要组成部分。为加强基建档案的管理和利用,根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《成都信息工程大学档案管理办法》,特制定本暂行办法。
第一章 基本原则
第一条 基建档案是指在学校范围内进行勘察、规划、建设(新建、扩建、改建以及大、中型维修)和管理等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、照片、财会账册、凭证及报表决算等各种载体的文件材料。
第二条 基建档案是我校基建工作的真实记录和历史凭证,是扩建、改建、使用、维修、抗震加固的重要依据,是档案的重要组成部分。基建档案必须实行集中统一管理,保证学校基建档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
第三条 基建文件材料的形成、积累和归档是基建管理工作的重要环节,必须纳入基建规划、计划、管理制度及管理人员和部门负责人职责范围中,坚持基建工程项目一开始就与建立基建档案的工作同步进行,工程项目建设过程中要与基建文件材料的形成、积累、整理、审定工作同步进行,工程竣工验收要与验收基建档案同步进行,否则基建项目不能进行竣工验收。
第二章 基建文件材料的形成与归档
第四条 基建文件材料的形成、积累、整理、归档是基建、后勤等部门的重要任务,这些部门应有一名领导分工负责此项工作,并确定一名专职或兼职档案员具体进行本部门基建文件材料的收集、整理和立卷归档工作。基建部门负责人是基建文件材料形成、积累和立卷归档的当然负责人,列入岗位职责范围,并把是否按质按时归档作为检查和考核本职工作的重要内容之一。
第五条 在整个基建工程项目过程中形成的应当归档保存的各种形式载体的材料都属于国家所有,任何单位和个人不得据为已有,不得无故拒绝归档,不得私自将其转借、买卖或销毁。保护基建文件材料的完整、准确、系统、安全是每个基建管理人员和工程人员的责任。
第六条 档案人员应经常到有关部门深入了解基建文件材料积累情况,并进行业务指导。基建项目竣工验收时应有档案人员参加。
第七条 基建文件材料的归档范围,主要包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、监理文件、竣工文件、基建预算、概算、决算、器材管理等方面,具体归档范围见附件:基本建设类档案归档范围和保管期限表。
第八条 基建文件材料归档要求
(一)归档的基建文件材料必须反映其管理和项目建设的全过程,保证完整、准确、系统。归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体形式的文件材料,特别是竣工图在内的全套图纸。
(二)凡归档的文件材料均应是原件,做到审查手续完备、制成材料优良、格式统一、字迹清楚,图面清晰、整洁,不得用易褪色的书写材料书写。
(三)具有法律依据和凭证的文件材料,签字和印鉴必须齐全,请示与批复要同时归档,缺一不可。如果报告、请示后无批复,经办人应注明办理情况,以备日后考查。
(四)归档份数:竣工图一般归档不少于壹套,文字材料、底图、底片和声像材料各归档一套。
(五)归档时间:凡具有法律依据和凭证的重要文件材料(审批文件、产权证明、使用证明、处理产权纠纷等)在办理、处理完毕后应及时归档;竣工图、施工文件材料、声像材料在竣工验收后三个月内归档;管理性文件材料在每年六月底前归档。
(六)组卷方法:
1、卷内文件排列顺序:正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后。图纸按图的类别序号排列(即:地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图)。
2、基建文件材料采用卷盒(袋)方式保管。蓝图大于卷盒的,以手风琴式折叠成四号图纸的规格,底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订,透明底图必须用缝纫机打图边。
3、卷内文件材料,无论单面或双面只要有书写文字,均作为一页编写页号,每卷页号均从1开始,页号位置在非装订线一侧的下角,蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件,以作为单元,在每件文件材料的右上方加盖有单位名称,档号、件号的戳记章,并逐一填写。
4、填写卷内目录和备考表。
5、填写保管期限。草拟案卷封面各栏目,经档案部门审查后填写案卷封面。工程技术人员填写归档说明,交基建部门分管负责人审查后,放在第一卷的卷内目录之后。
第九条 基建文件材料的归档程序
(一)有关部门兼职(或专职)档案员和工程项目负责人应按照归档范围,分别做好平时基建文件材料的收集、整理工作。
(二)综合性管理文件材料由兼职(或专职)档案员负责立卷归档。工程项目基建文件材料分别由基建部门负责人主持立卷归档的制度,即在工程项目竣工时,由项目负责人按归档范围要求,将该项目文件材料收集齐全完整,并系统组卷,等项目验收后,交兼职档案员和部门负责人检查验收签字后,向档案室移交,并办理好移交手续。
第三章 基建档案的管理和开发利用
第十条 基建档案由校综合档案室统一管理,校综合档案室应按照《成都信息工程大学实体分类和档号编制方案》进行分类编号、编目、排架、妥善保管。
第十一条 属于学校基建项目的基建档案一般都属于永久保存。基建部门和综合档案室应定期对基建档案进行检查、鉴定、以重新确定档案的保管期限,调整密级以及销毁等事项。
第十二条 为保证峻工图与工程现状相符,凡在改建、扩建、使用、维修、抗震加固和管理过程中,工程发生变更时,必须填写更改通知单,经主管部门批准后方可变动。
第十三条 基建档案主要供本校利用,如外校需查阅,须经综合档案室和分管基建的负责人批准方可查阅。
第十四条 建立多种检索工具和参考资料,编制并公布基建档案目录,积极开发基建档案信息资料,积极为基建工作服务,为保护我校产权和处理基建工作中的各种权益问题提供凭证。
第十五条 基建档案原件只有一套者,一般不借出,如确需借出,必须按规定时间归还。造成基建档案丢失者,除通报全校外,将由当事人负担该卷档案材料重新制作的全部费用。
附:基本建设类档案归档范围和保管期限表
JJ11 综合
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
上级有关基建工作的文件 |
长期 |
2 |
基建工程规章制度 |
长期 |
3 |
基建工作计划、总结、简报 |
长期 |
4 |
基建工作总体规划 |
永久 |
5 |
基建工作年度(季度)总结、统计报表 |
永久 |
6 |
基建工程财务预、决算 |
长期 |
7 |
全校总体规划、设计总平面图 |
永久 |
8 |
水、电、气、通信等管网分布图、平面图 |
永久 |
9 |
地质勘探、地形测量材料 |
永久 |
10 |
校园规划图、平面图 |
永久 |
JJ12-1 可行性研究
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
项目建议书及上级批复 |
永久 |
2 |
可行性研究报告 |
永久 |
3 |
项目评估 |
永久 |
4 |
环境预测、调查报告 |
永久 |
5 |
设计任务书及计划任务书 |
永久 |
JJ12-2 设计基础
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明 |
永久 |
2 |
地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备与安装测量定位、观测记录 |
永久 |
3 |
水文、气象、地震等其它设计基础材料 |
永久 |
JJ12-3 设计文件
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
总体规划设计 |
永久 |
2 |
方案设计 |
永久 |
3 |
初步设计极其报批文件 |
永久 |
4 |
技术投计 |
永久 |
5 |
施工图设计 |
长期 |
6 |
工程设计计算书 |
长期 |
7 |
关键技术实验 |
永久 |
8 |
设计评价、鉴定及审批 |
永久 |
JJ12-4 工程管理文件
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
征用土地申请、批准文件,红线图、坐标图、行政区域图 |
永久 |
2 |
征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件 |
永久 |
3 |
建筑前原始地形、地貌的状况图、照片 |
永久 |
4 |
施工执照 |
永久 |
5 |
有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划 |
长期 |
6 |
概算、预算、差价管理文件 |
长期 |
7 |
合同变更、素赔等涉及法律事务的文件 |
长期 |
8 |
规程、规范、标准、规划、方案、规定等文件 |
长期 |
9 |
招标文件审查、技术设计审查、技术协议 |
长期 |
10 |
投资、进度、质量、安全、合同控制文件 |
长期 |
11 |
招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件 |
长期 |
12 |
投标书、资质材料、承诺书、授权书、及投标澄清文件、修正文件 |
永久 |
13 |
开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人签字表、评标记录、报告 |
长期 |
14 |
中标通知书 |
长期 |
15 |
合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件 |
永久 |
16 |
环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件 |
永久 |
17 |
水、电、煤气、通信、排水等配套协议文件 |
长期 |
18 |
原料、材料、燃料供应等来源协议书 |
长期 |
19 |
产权证书 |
永久 |
JJ12-5 施工
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
土建施工文件 (1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 (2)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺 (3)原材料构件出厂证明、质量鉴定 (4)建筑材料实验报告 (5)设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批 (6)土建施工定位测量地质勘察 (7)土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图 (8)隐蔽工程验收记录 (9)工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告 (10)分项、分单位工程抽量检查、评定 (11)交工验收记录证明 (12)竣工报告、竣工验收报告 |
短期 长期 长期 长期 永久 永久 永久 永久 永久 长期 长期 永久 |
2 |
设备及管线安装施工文件 (1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 (2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 (3)焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 (4)隐蔽工程检查验收记录 (5)强度、密闭性试验报告 |
短期 长期 长期 长期 长期 |
2 |
(6)设备调试记录 (7)施工安装、安装质量检查、评定、事故处理报告 (8)系统调试、实验记录 (9)管线清洗、通水、清毒记录 (10)管线标高位置,坡度测量记录 (11)中间交工验收记录证明,工程质量评定 (12)竣工报告、竣工验收报告 |
短期 长期 长期 短期 长期 长期 长期 |
3 |
电气、仪表安装施工文件 (1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审 (2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、 设备代用审批 (3)调试、整定记录 (4)性能测试和校核 (5)施工安装记录,质量检查评定,事故处理报告 (6)操作、联动试验 (7)电气装置交接记录 (8)中间交工验收记录、工程质量评定 (9)竣工报告、竣工验收报告 |
短期 长期 长期 长期 长期 短期 短期 长期 长期 |
JJ12-6 监理文件
序 号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
施工 监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则及批复 |
长期 |
2 |
施工及设备器材供应单位资质审核,设备、材料报审 |
长期 |
3 |
施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核,施工进度、延长工期、索赔及付款报审 |
长期 |
4 |
开(停、复、返)工令、许可证、中间验收证明书 |
长期 |
5 |
设计变更、材料零部件、设备代用审批 |
长期 |
6 |
监理通知,协调会审纪要,监理工程师指令、指示、来往信函 |
长期 |
7 |
工程材料监理检查、复查、实验记录、报告 |
长期 |
8 |
监理日记、监理周(月、季、年)报、备忘录 |
长期 |
9 |
各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录 |
长期 |
10 |
施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告 |
长期 |
11 |
工程进度计划、实施、分析统计文件 |
长期 |
12 |
变更价格审查、支付审批、素赔处理等 |
长期 |
13 |
单元工程检查及开工签证,工程分部分项质量认证、评估 |
长期 |
14 |
主要材料及工程投资计划、完成报表 |
长期 |
15 |
设备采购委托监理合同、采购方案、计划 |
长期 |
16 |
市场调查、考察报告 |
长期 |
17 |
设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资质报审表 |
长期 |
18 |
原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告 |
长期 |
19 |
开工、复工报审表,暂停令 |
长期 |
20 |
会议纪要、来往文件 |
长期 |
21 |
监理日记、监理月报 |
长期 |
22 |
质量事故处理文件、设备制造索赔文件 |
长期 |
23 |
设备验收、交接文件、支付凭证和设备制造结算审核文件 |
长期 |
24 |
设备采购、监造工作总结 |
长期 |
25 |
监理工作声像材料 |
长期 |
JJ12-7 竣工验收
序 号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
项目竣工验收报告 |
永久 |
2 |
项目全部竣工图纸 |
永久 |
3 |
项目质量评审材料 |
永久 |
4 |
工程现场声像材料 |
永久 |
5 |
竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件 |
永久 |
6 |
环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件 |
永久 |
7 |
工程设计总结、施工总结、监理总结 |
永久 |
8 |
工程审计文件、材料、决算报告 |
永久 |
JJ12-8 基建财务、器材管理
序 号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
财务计划、年度计划、年度投资统计 |
短期 |
2 |
工程概算、预算、决算 |
永久 |
3 |
主要材料消耗、器材管理 |
短期 |
4 |
交付使用的固定资产 |
永久 |
备注:基建类档案归档范围和保管期限表中规定的“长期”是30年,“短期”是10年。