为了加强科研档案管理，建立和完善全校科研档案工作，更好地为教学、科研服务。根椐《档案法》、《高等学校档案管理办法》、《成都信息工程大学档案管理办法》等法律、法规、办法，结合我校科研工作实际，制定本办法。

第一章  科研档案工作的基本原则

（一）科研档案是科研工作的重要组成部分，凡在科研管理和科研活动过程中形成的具有保存价值的文字、图表、及照片、录音、录像、光盘等各种文件材料，均属科研档案。

（二）科研档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

（三）科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，按有关规定实行“三纳入”、“四同步”管理。即：纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中，与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。下达计划任务与提出建档工作同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收坚定科技成果与验收坚定科研档案材料同步；上报登记评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。

（四）积累、收集、整理、移交应归档的技术文件材料，是科学研究及其管理工作的重要内容，是科研活动的必要环节。各项目（课题）组及其所在单位，都必须把这项工作贯穿科研活动的全过程。 

第二章  科研档案的归档范围

（一）归档的科研管理和科研活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前和长远具有参考价值和凭证作用；归档的科研文件材料必须反映科研管理、科研（项目）课题研究的全过程，保证完整、准确、系统。

（二）归档的主要内容包括：科研综合管理文件、各类科研项目（校内项目、各类基金项目、合作项目）研究全过程形成的各种文件资料，重点是本校承担的科研项目（课题）各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段的作为研究结果依据的原始材料。取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。

具体归档范围见附件：科研类档案归档范围和保管期限表。

第三章  归档办法

（一）科研处是科研档案的归口管理部门，应指定专人负责科研档案的收集、整理、归档、移交工作。其主要任务是：负责各类科研管理文件的形成、积累、整理和归档工作；负责检查、督促各项目应归档文件材料的积累、收集情况；负责已完项目的归档文件材料的验收和向学校档案室移交工作。

（二）学校各处、学院、研究所等部门由科研秘书或办公室主任负责本单位科研档案的收集、积累和管理，属于集中管理的校级以上重点项目归档材料应及时向科研处移交。

（三）各承担研究项目的部门应有专人管理（或兼管）这项工作，各项目负责人同时也是该项目应归档文件材料积累、收集、整理、移交的责任人。

（四）项目负责人在研究任务完成（周期较长的项目在阶段任务完成）后的一个月内，将项目立题、实施、总结鉴定等阶段的所有有保存价值的文件材料，按形成的先后次序整理登记，填写《科研档案归档材料目录》一式二份，连同整理好的全部材料向科研处移交，经清查后验收，由交、接双方在登记表上签名，其中一份由项目完成单位留存。

（五）几个部门或院系合作完成的研究课题由主持单位立卷、归档一整套档案。协作部门负责自己所承担任务中形成的材料的收集整理并将其送交主持单位与成套材料一并交档案室归档管理。

（六）本校与校外其它单位合作完成的科研项目应在协议合同或委托书中注明其科研文件的归属。如：主持单位非本校或文件归属非本校的项目，参加科研项目研究工作的人员应负责将本校所承担的任务形成文件、复印件交本校档案室归档管理。

（七）凡未按本办法积累、收集、整理、移交档案材料的项目，不算最后完成计划任务，不得做为成果上报奖励，项目承担者也不能再申请新的科研项目。

（八）因故没有达到预期目的，以及得到负结果的科研项目，也同样要按本办法的规定积累、收集、整理、移交档案材料。

（九）科研处将各部门交来的科研档案进行汇总后，编制移交目录，按时向学校档案室办理归档移交手续，完成归档。

第四章  科研档案的管理

学校档案部门对接收的档案，按规定进行分类编号，编制各种目录，并将数据录入档案管理数据库系统，上柜入库保管利用。

第五章  科研档案的利用

科研档案一般不借出，本校教职工可凭工作证或单位介绍信到学校档案室查阅。如确因工作需要借出时，必须经主管领导同意，办妥手续后才能借出，借期一般不超过15天。借阅人员必须爱护档案，未经同意不得摄制、复制和私自转借。档案保管人员收回借阅档案时，应详细清点无误才能签收；如发现丢失和损坏，应及时查明原因，追究责任。

 

 

 

 

附：科研类档案归档范围和保管期限表

KY11  科研综合管理

KY12-1   科研准备阶段

KY12-2   研究实验阶段

KY 12-3   总结鉴定阶段

KY12-4   申报奖励阶段

KY12-5   推广应用阶段

备注：科研类档案归档范围和保管期限表中规定的“长期”是30年，“短期”是10年。