根据《中华人民共和国档案法》、成都信息工程大学学生管理相关规定，特制定本办法。

一、归档材料

1、高中转入材料；2、入团志愿书；3、高校招生政审表；4、高校招生体检表；5、高校报考登记表；6、高校学籍卡片；7、高校毕业生体检表；8、高校毕业生登记表；9、高校成绩卡片；10、入党志愿书；11、入党积极分子登记表；12、优秀学生登记表；13、单项奖；14、处分决定； 15、就业报到通知书；16、高校学生登记表；17、德育考评表；18、军训鉴定表。

二、归档时间

（一）新生入学报到后，自带的个人档案交所负责的班主任（辅导员）老师；机要邮寄的个人档案，由招生就业处统一接收并移交至学生工作处档案室。

（二）班主任（辅导员）老师按录取名单核对档案。新生档案基本材料包括：高中转入材料；入团（党）志愿书；高校招生政审表；高校招生体检表；高校报考登记表等。待新生注册取得学籍后，按班级、学号顺序排列档案，在规定的时间内，由各学院党总支统一移交至学生工作处档案室，并办理相应的移交手续。

（三）新生入学后档案未到的，由所负责的班主任（辅导员）老师向学生本人催缴；档案材料不全的，由学生本人负责向原学校索取，限其在半年内把所缺材料寄送至学生档案室归档。

（四）毕业年级学生的高校毕业生登记表、德育考评表、入党材料由各学院负责整理后，按班级、学号顺序排列，在规定的时间内，由各学院统一移交至学生档案室归档，并办理相应的移交手续。

三、档案借阅

（一）各学院主管学生工作的专职干部、辅导员均可借阅本学院的学生档案。外单位查阅学生档案须持有介绍信，并说明查询内容和目的，经有关领导批准方可。

（二）学生档案原则上不外借，一般仅限在学生档案室内查阅。借出档案须提出申请，经有关领导批准后方可。

（三）借阅档案，须办理借阅手续，按期归还，原则上不得超过三天。继续借阅须办理续借手续。

（四）摘抄档案材料，须经档案室同意。查阅者不得翻阅与自己调查无关的学生档案材料。

（五）凡借阅的档案要严格保管，遵守保密制度，不得私自复印、拍照，不得拆卷、涂改、划记号、沾污撕页，更不能将档案交本人或亲属翻阅。

（六）档案归还时，档案员要仔细检查是否有掉页、涂改等现象，核对无误后方可办理相关手续。

四、档案保管与转递

（一）学生档案由校学生工作处档案室统一保管，定期进行收集、整理和归档。

（二）学生档案保管范围包括在籍、休学、退学、开除学籍、死亡、出国学生档案和积存无处转递的档案。

（三）学生毕业后，因特殊原因档案暂留档案室的按照《关于进一步深化普通高等学校毕业生就业制度改革有关问题的意见》(国办[2002] 19 号文件)办理。

（四）学生档案由专人保管，管理人员要严守保密纪律，对档案材料要专柜严格保管，经常检查，按照档案保管规范予以保管，防止火烧、虫咬、水湿、磨破、丢失、差错、混乱等现象。

（五）档案室门窗要保持坚固安全，关闭上锁要及时。严禁吸烟、保持室内清洁，档案室内卷柜排列整齐，布局合理，档案排列科学规范，便于查找。

（六）学生档案属机要文件类，学生毕业后由档案室人员到机要局办理转递手续。

（七）应届毕业生考取研究生，录取单位提前调档时，必须持有调档函，由档案室发档。

（八）用人单位提取毕业生档案时，必须持单位人事部门介绍信和本人身份证（工作证），方可提取档案。

（九）毕业生档案依照招生就业处通知，在学生离校后，由学校通过机要局发往毕业生派遣所在地，毕业生报到一个月内，务必到有关部门查收个人档案，未查收到档案的毕业生，需在十月份以前通过学校介绍（节假日除外），到省机要部门查询。自10月1日后，学校原则上不再受理这类业务。

五、本办法由学校学生工作处负责解释。

六、本办法自印发之日起施行。