声像档案是高校档案的一个重要组成部分，它具有客观、形象和真实的特点，能生动、具体地再现学校教学、科研及各方面工作成果，真实记录学校各个时期发展的面貌。和其它文字、图纸、实物档案一样，声像档案具有现实的查证和利用作用，对历史研究具有重要的参考利用价值，是学校重要档案资料和宝贵财富。为加强对我校声像档案材料的形成、积累、归档工作的管理，更好地发挥作用特制定本办法。

第一章  基本原则

第一条  凡是在学校各项工作活动中直接形成的记录和反映工作、活动过程，具有保存、利用价值的各种声像载体（照片、底片、幻灯片、投影反转片、录音带、录像带等）和配套文字材料，均属声像档案材料。

第二条  声像档案必须遵循声像载体的特点和规律，必须实行集中统一管理，形成声像档案的各部门，要按归档要求，努力做好收集、整理、归档工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。

第三条  声像档案材料的形成、积累、归档是我校各部门的工作职责之一。学校各部门要根据声像档案载体的特点把声像档案工作纳入自己的管理制度中，实行“三纳入”、“四同步”的原则，大力开发信息资源，为提高本校的教学、科研和管理工作水平服务。

第四条  为确保学校对声像档案材料管理工作的落实、各部门声像载体材料形成后，必须向档案室归档，由档案室出具证明后，财务部门方受理报销事宜。

第五条  完整、准确、系统地作好我校声像档案形成、管理工作，是档案人员和全校摄制人员的共同责任。

第六条  声像档案工作应列入学校的发展计划，在经费、库房设备和人员配备等工作条件上予以保证。

第二章 归档范围

归档范围主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料三个方面。具体范围：

第七条  党政活动类：

（一） 历届党代会、团代会、学代会、教代会、工代会、妇代会、先代会及党政部门召开的重大会议。包括：开幕、闭幕场面、领导讲话、代表发言、会议情况等各种声像材料。

（二）校庆、历年教师节、重大纪念日、英模报告会等重要声像材料。

（三）建校以来主要领导任职期间的工作照、参加教学、科研等项活动的声像材料。

（四）省级以上党政领导和社会知名人士来校活动场面（包括视察、座谈等）的声像材料。

（五）校内民主党派的重大活动。

（六） 国内有影响的教授、专家等在校访问活动的声像材料。

（七）港澳台同胞、归国华侨及校内少数民族的重要活动。（八）本校授予校外人员名誉职务、称号和声像材料。

（九）其它有重要意义活动形成的声像材料。

第八条  教学类：

（一）迎新、开学及毕业典礼，领导、来宾讲话，师生代表发言等活动场面的声像材料。

（二）历届毕业生的毕业合影照片，优秀毕业生照片。

（三）知名教授、专家和在学术上造诣校深的中老年教师讲课，学生听课、论文答辨、实验、电化教学等的声像材料。

（四）师生实习、野外考察、社会实践等各项活动的声像材料。

（五）评选优秀教学奖、优秀教材、评选及发奖大会的场面材料。

（六）有关学生实习、军训、社会调查、参加各种竞赛活动的场面材料。

第九条  科研学术活动类：

（一）重点、大型科研课题评审、鉴定会场面的声像材料。

（二）科研成果评选及领奖仪式的场面声像材料。

（三）由本校发起并组织的全国性、省级学术活动。本校学术年会（科技报告会）包括：大会开幕、闭幕式，大会发言、著名学者报告等声像材料。

（四）著名专家来校作学术报告的声像材料。

（五）参加部级以上科技成果展览的声橡材料及重大单位项科技成果代表性声像材料。

（六）在校学生及国外留学生在科研和学术活动中取得突出成绩的声像材料。

第十条  外事活动类：

（一）外国领导人、友好人士以及各种代表团来校参观访问的声像材料。

（二）与国外学校、团体签订协议、备忘录、合同的全过程的声像材料。

（三）外籍人士赠送的礼品照片及其它声像记录材料。

（四）外籍学生、教师、工作人员在校学习、生活、工作的声像材料。

（五）在我校召开的国际性学术会议场面的声像材料。

（六）本校派出国外进行友好访问、考察、进修、留学所获得的声像材料。

第十一条  产品、仪器设备类：

（一）本校研制、试制、生产的产品样照。

（二）产品使用情况的场面声像材料。

（三） 价值5万元以上的重大仪器设备的样照和安装调试运行照。

第十二条  体育类：

（一）历届运动会开幕、闭幕式、领导讲话、运动员比赛场面的声像材料。

（二）运动队训练、比赛、学生课余体育活动等场面材料。（三）兄弟院校的来访、表演、比赛等场面材料。

第十三条  艺术类：

（一）学校师生员工创作的艺术作品照片、在各种报刊杂志上所发表的作品材料。

（二）举办书画展的场面声像材料。

（三）各种音乐团体来校演出，本校文艺团体演出剧照、演员合影等。

第十四条  校园建设类：

（一）学校各个时期的校园环境材料。包括：校门、教学楼、实验室、校园等声像材料。

（二）学校重大项目的开工、奠基、落成典礼和学校建设规划、模型等声像材料。

（三）校门、校牌、大楼及校园风光。

第十五条  获奖类：

（一）教学活动获得的奖状及奖品照片。

（二）科研项目成果奖状及奖品照片。

（三）学校产品获奖的奖状、照片。

（四）各类活动中被评为先进集体、文明单位等奖状及奖品照片。

（五）劳动模范、先进个人证书、奖章及奖品等照片材料。

第十六条  人物类：

（一）历任校长、党委书记及名人录的声像材料。

（二）学部委员、博士生导师等名人包括人物档案的全部照片、底片、材料。

（三）国内外知名校友返校活动、捐赠仪式等的声像材料。

第十七条学校各有关部门参加科工贸活动形成的声像材料。

以上各类归档材料，包括电子版和纸质版的照片、录音带、录像带、光盘等。

第三章 部门立卷和归档要求

第十八条  学校党政、科技、教学等声像形成部门负责人应贯彻执行上级有关声像档案的指示，经常进行检查、督促、指导部门声像档案的形成、积累、立卷、归档工作，以维护声像档案的完整和安全。在业务上接受学校综合档案室的指导，于次年六月底以前向学校综合档案室办理各类声像档案的移交手续。

第十九条  部门专（兼）职档案员应在部门负责人领导下，指导、监督、协助科技人员做好声像档案的平时积累工作，接收本部门人员交来的声像档案材料，并检查是否完整、准确、系统，组卷是否符合要求，定期选择有保存价值的向学校档案室归档。

第二十条  各级声像部门的科技人员在每项工作完成后，应立即将声像材料整理好，及时向学校档案室办理移交手续。如与其它类档案（如教学、科研）有密切关系的照片档案资料要互相照应、互记参见号。

第二十一条  凡属个人拍摄或录制的能反映学校面貌并具有参考价值的声像载体材料，向学校档案室归档者，一经采用，学校将给予适当补偿。

第二十二条  声像档案的归档要求：

（一）归档的声像材料必须是原版、原件，而且要求图像清晰、声音清楚，并加以必要的文字说明。

（二）归档时，材料形成单位应准确填写向学校档案室交接目录单，一式二份，由交接双方签字后，各备一份。

（三）各单位应将在各项活动中形成的声像材料的收集、归档工作纳入各部门的职责范围，明确专人负责。摄录人员在材料完成后应及时向档案室归档，任何部门和个人不得据为已有。

（四）学校一切可形成声像载体的有关重大事件等活动，应及时通知学校档案室，以保证归档制度的落实。

第四章 声像档案管理

第二十三条  按《高等学校档案实体分类》进行分类、编目、编制档号和排架。

第二十四条  声像档案库房应保证恒温、恒湿，避免磁场干扰和保持清洁，要特别注意防火，定期检查库房的“八防”，发现问题及时补救。

第二十五条  声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限应一致，需长期、永久保管的声像材料，在保管一定时间后，应转录复制，母带（片）与复制带（片）保管方法亦应一致，母带（片）必须专柜保管，并特别标明。

第二十六条  鉴定与销毁按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。

第二十七条  统计按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。

第五章  开发利用

第二十八条  编制检索工具、著录卡片，设置放像设备为利用者查找、阅览声像档案创造条件。

第二十九条  建立借阅制度，开展咨询服务、指导交流。

 

附： 声像档案归档范围和保管期限表

一级类目代码  SX

二级类目代号    12  照片

13   录音带     A

14   录影带     V

15   幻灯片     L

16   磁盘       RP

17   影视胶片   F

18   微缩胶片   M

19光盘       RG

备注：声像类档案归档范围和保管期限表中规定的“长期”是30年，“短期”是10年。