为适应学校档案工作发展的需要，便于档案的管理和利用，根据《普通高等学校档案管理办法》和《高校档案工作规范》的要求，结合学校实际情况，特编制本分类方案。

一、档案实体分类方案说明

根据《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》结合我校档案工作实际，本校“分类方案”，实行二级类目管理。

二、档案分类

我校档案分为党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、学生、人事，声像、实物十三大类。

三、档号编制基本原则

档案号是存取档案的代号，排架的依据，它反映学校档案的分类体系和物理位置，必须符合唯一性和稳定性的要求，并能适应计算机管理。

（一）档号结构、模式和标识

1、档号的组成

档号由年度号、分类号和案卷号三部份组成，即：

档号＝年度号＋分类号＋案卷号

年度号——由四位阿拉伯数字组成，代表文件材料形成的年度。

分类号——是档号的主体，由一、二级类目代号组成。一级类目是根据学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质确定的。二级类目是对一级类目的细分，细分的标准是根据各类档案的形成规律和特点，结合档案记述的反映的内容性质，进行设置。二级类目的标识，采用阿拉伯数字的“双位制”，如11、12、……。案卷号按所选择的分类号中最下位类顺序编码，用阿拉伯数字1、2、……n标识。

2、档号模式

模式：20××—分类号—案卷号

（二）一级类目名称与标识

党群 DQ

行政 XZ

教学 JX

科研 KY

基建 J J

设备 SB

出版 CB

外事 WS

财会 CK

声像 SX

（三）各类档案的档号模式与二级类目

 

a)          党群DQ

档号模式：20××—DQ××—1～n

                                       案卷号

                                      二级类目代号

                                      一级类目代号

                                       年度号

二级类目及其代号：

11 党务综合  总支、直属支部材料入此

12 纪检、监察

13 组织：包括党校工作及离退休干部材料

14 宣传教育：含学生思想政治教育工作

15 统战：民主党派、政协委员、人大代表等

16 工会：教代会材料、妇女工作、三育人材料等

17 团委：学生社团材料入此

 

b)          行政XZ

档号模式：20××—XZ××—1～n

                                       案卷号

                                      二级类目代号

                                      一级类目代号

                                       年度号

二级类目及其代号：

11 行政综合 人大选举、学校评估、校史、院、系、中心材料入此

12 人事 师资培养材料、离退休工作材料入此

13 审计

14 武装、保卫

15 后勤

16 档案、图书、博物

c)          教学JX

档号模式：20××—JX××—1～n

                                       案卷号

                                      二级类目代号

                                      一级类目代号           年度号

二级类目及其代号：

11 综合（学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此）

12 学科与专业设置

13 招生

14 学籍管理（学生奖惩入此）

15 课堂教学与教学实践

16 学位

17 毕业生（毕业生信息反馈工作入此）

16 教材（系教学类档案）

d)          科研KY

档号模式：20××—KY××—1～n

                                       案卷号

                                      二级类目代号

                                      一级类目代号

                                       年度号

二级类目及其代号：

11 综合（科研经费管理、学术活动材料入此）

12 按科研项目设置类目

e)          基建JJ

档号模式：20××—JJ××—1～n

                                       案卷号

                                      二级类目代号

                                      一级类目代号

                                       年度号

二级类目及其代号：

11 综合

12 按单项工程设置类目

f)          设备SB

档号模式：20××—SB××—1～n

                                       案卷号

                                      二级类目代号

                                      一级类目代号

                                       年度号

二级类目及其代号：

11 综合

12 仪器设备种类设置类目

g)          出版CB

档号模式：20××—CB××—1～n

                                       案卷号

                                      二级类目代号

                                      一级类目代号

                                       年度号

二级类目及其代号：

11 综合

12 报纸

13 刊物

h)          外事WS

档号模式：20××—WS××—1～n

                                       案卷号

                                      二级类目代号

                                      一级类目代号

                                       年度号

二级类目及其代号：

11 综合

12 出国出境

13 来校

14 国际合作与会议

i)          财会CK

档号模式：20××—CK××—1～n

                                       案卷号

                                      二级类目代号

                                      一级类目代号

                                       年度号

二级类目及其代号：

11 综合

12 会计报表

13 会计帐簿

14 会计凭证

15 工资清册（其他）

j)          声像SX

档号模式：20××—SX××—1～n

                                       案卷号

                                      二级类目代号

                                      一级类目代号

                                       年度号

二级类目及其代号：

12 照片

13录像带

14光盘

15 录音带