各部门:
根据高等学校档案管理法和我校档案管理制度规定,现启动2023年度档案归档工作,请各部门将2023年度产生的各类文件资料、声像图片、实物,按归档要求整理移交学校综合档案室,2023年度以前因特殊原因未及时归档以及须补充归档的文件材料、声像图片、实物,请分年度、分类别整理好一并归档。
一、 归档要求
1、归档材料应按件整理,且为原件,复印件原则上不归档。
2、归档材料应完整,应遵守相应公文规范,有文件形成时间和公章,且签字、印章完整清晰。
3、归档声像、实物档案须注明事由(事件)及时间、地点、人物;归档照片电子版、冲洗纸质版双套归档。电子版:JPG格式,不小于3M,不大于10M;冲洗纸质版:尺寸为7寸,照片中需备注照片人物、内容、拍摄时间。
4、归档资料提交同时须提交归档文件移交目录清单。
二、归档时间
1、2024年6月1日前,学校各部门移交2023年度形成的行政、党群、外事、科研、基建、教学、财会、设备等文件材料,之前年度形成尚未移交的归档材料应及时补交归档。
2、2024年7月1日前,学校各教学部门移交按学年形成的档案材料,之前学年形成尚未移交的应及时补交归档。
3、各教学部门移交硕士、本科毕业生合影照片为2024年6月底。
4、科研、基建、设备和专题性、成套性档案材料在项目完成通过鉴定或验收后3个月内归档。
5、学校重要事项形成档案不受上述归档时间限制,可随时向档案室移交归档。
三、归档范围
各部门请按照成都信息工程大学部门档案归档范围(附件1)进行分类立卷归档,做到应归尽归。
四、归档流程
1、归档验收:档案移交时,交接双方当面检查,档案室按立卷归档要求进行验收,不符合要求退回归档部门,验收合格后方可办理归档移交手续。
2、移交手续:成都信息工程大学归档文件移交目录(附件2)一式二份,交接双方签字并加盖部门印章后各留一份存档。
五、档案移交地点、联系电话、各门类档案接收人
1、档案移交地点及联系电话
图书馆六楼综合档案室 联系电话:85967300
成信档案管理QQ群:246866930
2、各门类档案对口接收人
庄维维:教学、党群、外事档案归档(对口党政办公室、机关党委、教务处、研究生处、继续教育学院、招就处、党委组织部、党委宣传部、党委学生工作部、校工会、纪检监察办公室、国际交流与合作处)
唐雪梅:基建、科研档案归档(对口后勤基建处、审计处、科技处、各教学部门)
王培林:财会、设备、出版、实物、声像、行政档案归档(对口党政办公室、计划财务处、资产管理处、学报编辑部、成信资产经营公司、体育部、党委保卫部、发展规划处、党委教师工作部、离退休处、校团委、校友办公室、信息中心、图书馆、各教学部门)
六、其他
请根据成都信息工程大学各部门档案工作负责人及兼职档案员名单(附件3)进行信息核对,如有变动请及时与综合档案室联系变更。
附件1、成都信息工程大学部门档案归档范围
附件2、成都信息工程大学归档文件移交目录
附件3、成都信息工程大学各部门档案工作负责人及兼职档案员名单
综合档案室
2024年3月12日