成都信息工程大学党群、行政档案管理办法-档案馆

第一章总则

第一条 为了加强党群、行政档案（以下简称“党、政档案”）工作的业务建设，逐步实现党政档案工作的规范化、科学化管理，有效地为本校的各项工作和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规，结合本校实际，特制定本实施办法。

第二条 党、政档案是指本校（含各职能部门和个人）在党群、行政管理活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。

第三条 党、政档案必须实行集中统一管理，确保党政档案的完整、准确、系统和安全，有利于党、政档案的开发和利用。

第四条 党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学校各部、处、学院等处级部门的工作计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。

第五条 党、政文件材料必须严格实行文书处理部门立卷归档制度。

第六条 学校各处、院、所、图书馆直属单位均为立卷单位，各立卷单位必须有一名负责人分工主管本单位的档案工作，并配备与档案工作相适当的兼职档案人员做好本单位文件材料的收集、积累、整理和归档工作。

第二章岗位责任

第七条 各立卷单位分管档案工作领导的职责

（一）组织本单位人员学习档案法规，执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入本单位的议事日程；

（二）加强与档案馆的联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，确保归档案卷的质量；

（三）听取兼职档案员的合理建议，帮助协调和解决档案工作方面的实际困难。

第八条 各立卷单位兼职档案员的职责

（一）平时做好文件材料的归类。根据本部门不同种类文件材料形成的特征,制定出案卷类目,合理分类存放,便于利用和立卷归档;

（二）负责本单位文件材料的形成、收集、积累、保管和整理立卷归档工作，保证归档文件材料的齐全、完整、准确、系统；

（三）主动接受档案室的业务指导、监督和检查，按规定的要求和时间向档案部门移交档案；

（四）积极参加业务学习，不断提高档案工作水平；

（五）注意文件材料的安全和保密。

第九条 党、政部门工作人员（含部门领导）的职责

（一）做好平时文件材料的形成、积累工作；

（二）每位工作人员都必须把自己所承担工作中形成的文件材料按归档要求整理组卷后，向本单位兼职档案员移交，任何部门和个人都不得据为己有。

第十条 档案室党、政档案管理人员的职责

（一）根据国家和学校有关档案工作的政策和法规，制定本单位党、政档案工作的各项管理制度；

（二）对立卷单位的档案工作进行监督、指导，并协助兼职档案员做好立卷归档工作；

（三）对接收进档案室的党、政档案进行分类、整理、编制各种检索工具，开展档案文件汇编及档案信息的二、三次加工工作，为学校各项工作服务；

（四）做好档案的保管、利用和统计工作；

（五）执行党和国家关于保密的规定，维护涉密档案的安全；

（六）对立卷单位的兼职档案人员进行业务培训。

第三章立卷要求和立卷分工

第十一条 各立卷单位的兼职档案员在平时应严格按文书处理制度，做好本单位文件材料的收集、积累工作，并根据预计的案卷类目分别归卷。

第十二条 立卷分工

（一）中共中央、国务院，省（市）党委、人民政府，教育部以及国务院有关部、委下达的文、电材料，属综合性的，由学校办公室立卷归档；属专业性的或具体业务性的，由承办单位立卷归档。

（二）以党委、学校名义的发文，字号是校党、校发、校办的文件由学校办公室立卷归档；各部门以学校名义发文或以部门名义发文，由各部门立卷归档。学校或部门的发文均应保存三份。

（三）党委和学校召开代表大会、全委会、常委会及扩大会、校务会议等其它会议所形成的文件材料，由学校办公室立卷归档；各职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的文件材料，由主办单位立卷归档。

（四）校内各单位向党委、学校的请示报告的原稿、正文以及相应的批复、批转的原件，由报文单位立卷归档。

（五）两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档。

（六）学校成立的临时机构，该临时机构应确定兼职档案员，并报档案馆备案。若临时机构挂靠于某职能部门，该临时机构未向档案馆报兼职档案员，则由被挂靠部门的兼职档案员根据临时机构的职能，参照本管理办法中附件一和附件二，负责该临时机构工作中形成的文件材料的收集、积累、整理、立卷工作，并按归档时间向档案馆归档。

（七）学校撤消机构时，撤消机构所形成的材料，应于机构撤消前做好整理、立卷工作，移交档案馆保存，任何人不得带入其他单位或擅自销毁。

（八）重要的人民来信来访材料，由学校来信来访接待室立卷归档。

第四章归档要求和归档时间

第十三条 对统计表的归档要求

（一）各立卷单位以统计表形式上报上级机关的材料，本校归档存原件，上报的统计报表用复印件加盖公章后上报。

（二）各立卷单位用磁盘等形式上报的各类报表，必须打印一份完整的报表，加盖公章后归档。

（三）各立卷单位自制的各类统计表，统计项目应保持相对稳定，便于以后进行统计分析。

第十四条 凡以学校的名义发文或部门的名义发文，都必须加盖发文单位的公章。

第十五条 凡需归档的传真件，在接到传真件后，立即复印一份，复印件与传真件同时归档。

第十六条 归档时间：各立卷单位应在次年六月底向档案室移交。

附：党群类档案归档范围和保管期限表

DQll 党务综合

序号	类目名称	保管期限
1	上级党组织有关党的建设的文件材料（如文件是本针对本校的，则永久保存）	长期
2	学校党代会文件材料（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等。（2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等。（3）参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票式样。	永久
3	学校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件	永久
4	学校党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）	永久
5	学校党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知	永久
6	以学校党委名义召开的工作会议材料	永久
7	学校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料	永久
8	学校党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿	永久
9	学校党委工作简报	永久
10	学校党委大事记	永久
11	学校党群系统启用印章的文件和印模	永久
12	学校党群系统重要统计材料	永久
13	各部、委、各总支报校党委的工作计划、总结、报告、请示及批复	长期
14	学校党委保密、秘书工作的有关文件	长期
15	重要的群众来信来访及处理材料	永久
16	学校党委与有关机关联系、协商工作的来往文件	长期
17	分党委、总支、直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表	长期

DQl2 纪检

序号	类目名称	保管期限
1	上级纪委关于纪检工作的文件	长期
2	学校纪委工作规章制度	长期
3	学校纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计	永久
4	学校纪委会议记录	永久
5	党员处分、复查材料	永久
6	群众来信来访及处理意见	长期

DQl3 组织

序号	类目名称	保管期限
1	上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报	长期
2	学校组织工作计划、总结；决定、报告、调查材料	永久
3	学校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知	永久
4	落实政策的有关材料	永久
5	学校各级领导干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等（包括上级批准的）	永久
6	学校各级领导干部名册	永久
7	党费收、缴、开支情况统计、凭证	永久
8	干部名册	永久
9	总支、支部改选报告、审批材料	长期
10	各总支、支部委员名册	长期
11	党员名册	长期
12	关于取消资袼，党员退党的文件材料	长期
13	本校党内统计年报表及党费收支情况汇总表	永久
14	表彰和奖励先进党组织、先进党员的材料	长期

DQl4 宣传教育

序号	类目名称	保管期限
1	上级关于宣传工作的文件	长期
2	学校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结	永久
3	教职工政治思想工作动态及调查材料	长期
4	理论学习的决定、通知、计划、总结	长期
5	反映本校重大活动的剪报及图表	永久
6	上级有关学生思想政治工作的文件	长期
7	学校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例	永久
8	学生工作部学生思想政治工作计划、报告、总结	永久
9	学生思想政治工作典型调查材料和统计	长期
10	关于学生政治工作队伍的选拨、管理文件	长期
11	学生政治工作人员名单	长期

DQl5 统战

序号	类目名称	保管期限
1	上级关于统战工作的文件	长期
2	学校统战工作计划、决定、报告、通告和总结	永久
3	统战工作情况调查、典型材料、统计报表	永久
4	学校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料	永久
5	台、港、澳和侨务工作材料	长期
6	各民主党派成员和负责人名册及有关材料	长期
7	统战工作重要会议记录、各民主党派、团体重要会议记录	永久

DQl6 工会

序号	类目名称	保管期限
1	上级有关工会工作的文件	长期
2	工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计	永久
3	会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举、简报结果、领导讲话、大会发言等文件）	长期
4	表彰工会先进集体个人的材料、名单	长期
5	处分会员的有关材料	长期
6	工会委员会会议记录、记要	长期
7	基层工会干部名册	长期
8	会员名册	长期
9	妇女工作材料	长期
10	家属工作材料	长期

DQl7 团委

序号	类目名称	保管期限
1	上级关于团的工作文件	长期
2	学校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过文件）	永久
3	学校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过文件）	永久
4	团委工作计划、报告、总结及规章制度	永久
5	团委工作典型调查材料、优秀团员的材料	长期
6	表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料	长期
7	处分团员的材料及复查材料	永久
8	批准入团、离团材料及名单	长期
9	团干部、团员名册	长期
10	团委会议记录	长期
11	学生会文件、材料	长期
12	学校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料	长期
13	各分团委的有关材料	长期
14	研究生会的有关材料	长期
15	团委牵头进行的重大活动的有关材料、照片	长期
16	社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料	长期

附：行政类档案归档范围和保管期限表

XZll 行政综合

序号	类目名称	保管期限
1	上级有关高校行政管理的综合性文件	长期
2	全校性的规章制度、行政综合文件	永久
3	学校年度、学期工作计划、报告、总结	永久
4	校长办公会、院长书记碰头会议记录、记要	永久
5	全校性的工作会议、座谈会	长期
6	校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿	长期
7	本校教育事业规划、计划及上级批复	永久
8	学校评估材料	永久
9	学校向上级的请示及其批复	永久
10	本校各单位的请示及学校的批复	长期
11	有关全校性工作的调查材料和经验总结	永久
12	学校综合年报表及综合统计	永久
13	启用印章的文件及印模	永久
14	学校历史沿革、情况介绍	永久
15	学校大事记、简报、信息、动态等	永久
16	校史工作材料	永久
17	校友工作材料	长期
18	校庆工作材料	长期
19	群众来信来访文件材料	长期
20	普选工作材料	短期
21	学校会议记录、纪要	长期
22	学校工作计划、总结、报告	长期
23	学校开展各种学术活动的文件	长期
24	学校与国内单位协作的材料	长期
25	学校设置各类临时性机构文件	长期
26	学校与外单位签订的综合性协议、合同等	永久

XZ12 人事

序号	类目名称	保管期限
1	上级机关有关人事工作的文件	长期
2	学校人事工作的规章制度	长期
3	人事工作计划、调查材料、会议记录	永久
4	关于机构、编制规划、计划报告及上级批复	永久
5	关于校内机构设置、变化的文件材料	永久
6	人事处权限内的干部任免文件及名册	永久
7	表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料	永久
8	处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料	永久
9	师资培养、管理工作计划、规定、总结	永久
10	教师进修计划、安排、总结	长期
11	教师工作量的规定及执行情况	长期
12	教师业务考核材料	长期
13	人事统计报表	永久
14	教职工名册、登记表	永久
15	教研室、研究室正副主任名册	长期
16	教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复	长期
17	教职工工资调整材料、名册	长期
18	教职工转正定级材料	长期
19	教职工校内调动材料	长期
20	教职工的录用、调入的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信）	长期
21	教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信存根）	长期
22	教职工援外和支援边远地区材料	短期
23	教职工退职、离职的有关材料	长期
24	教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料	长期
25	教职工退休后继续工作的材料	长期
26	教职工福利工作	长期
27	劳动就业工作使用临时工有关材料	长期
28	本校突出贡献专家和享受各类政府特殊津贴的文件材料	长期
29	本校对教职工作辞退、除名及同意辞职的文件材料	长期
30	本校教职工止薪通知单	长期
31	本校教职工载入各类名人材料	永久
32	编外用工劳动合同	长期

XZl3 监察、审计

序号	类目名称	保管期限
1	上级有关监察、审计工作的文件	长期
2	学校监察、审计工作方面的规章制度	长期
3	监察、审计工作计划、总结、调查报告	长期
4	监察、审计工作统计年报及重要报表	长期
5	有关立案的调查、审理、处理材料、结案材料	永久

XZl4 武装、保卫

序号	类目名称	保管期限
1	上级有关公安保卫工作的文件	长期
2	学校公安保卫工作方面的规章制度	长期
3	学校安全保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表	长期
4	学校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书	永久
5	学校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复	永久
6	学校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复	永久
7	保卫工作简报	长期
8	上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件	长期
9	学校武装部职责范围内的规章制度	长期
10	学校武装部工作计划、总结、调查报告	长期
11	学校武装部工作统计年报及重要报表	长期
12	复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表	长期
13	国家安全工作、计划总结	长期
14	综合治理有关工作计划、总结	长期

XZ15 公共事务（后勤）

序号	类目名称	保管期限
1	上级有关公共事务的文件	长期
2	学校公共事务管理工作规章制度	长期
3	学校公共事务管理处工作计划、报告、调查材料	长期
4	学校教职工住房分配、公用房屋管理、调配使用、转换等的规定	长期
5	防震、防讯、三废治理工作的文件材料	长期
6	爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件	长期
7	师生员工健康状况调查材料	长期
8	学校计划生育工作文件及领取独生子女证名册	长期
9	车辆工作的有关材料	长期
10	伙食工作的有关材料	长期
11	校园绿化工作的有关材料	长期
12	物资统计年报表	永久

XZl6 档案、图书

序号	类目名称	保管期限
1	上级有关档案、图书工作的文件	长期
2	学校档案、图书规章制度	长期
3	学校档案、图书工作计划、报告、总结等	长期
4	学校档案、图书、发展规划、藏品目录、统计及统计年报	永久
5	学校档案、图书部门与校外交流的有关材料	长期
6	学校档案室指南、全宗介绍	永久